Conception d’un outil de gestion associative avec l’IA

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• Identifier et hiérarchiser les processus de gestion associative à outiller.
• Traduire les besoins professionnels en fonctionnalités et parcours utilisateurs.
• Définir les critères de réussite d’un projet numérique.
• Rédiger des instructions structurées à destination d’un outil d’intelligence artificielle.
• Concevoir une maquette ou un prototype limité à des données fictives.
• Tester les fonctionnalités et identifier les améliorations nécessaires.
• Repérer les risques liés à la confidentialité, aux droits d’accès, à la sécurité et à la fiabilité de l’IA.
• Présenter le prototype et préparer une feuille de route pour les étapes suivantes.

Public visé

Cette formation s’adresse notamment :

• Aux dirigeants et responsables associatifs.
• Aux personnels administratifs.
• Aux responsables de structures éducatives et associatives.
• Aux collaborateurs impliqués dans l’organisation et l’amélioration des processus internes.
• Aux personnes participant à un projet de transformation numérique associative.

Prérequis

Aucune compétence en programmation n’est exigée.

Une pratique courante de l’ordinateur et une connaissance des activités de gestion de l’organisation sont recommandées.

Un questionnaire de positionnement et un recueil des besoins sont réalisés avant la formation.

Programme de formation — 18 heures

Jour 1 — Analyser et structurer les besoins (6 heures)

Cartographier les activités de l’association

• Identifier les principaux processus de gestion.
• Étudier les inscriptions, le suivi administratif, les documents et la communication.
• Repérer les difficultés, les tâches répétitives et les besoins des utilisateurs.

Définir les fonctionnalités attendues

• Hiérarchiser les besoins.
• Formaliser les cas d’usage.
• Identifier les données nécessaires, les entrées, les sorties et les règles de gestion.

Préparer un cahier des charges simplifié

• Délimiter le périmètre du projet.
• Décrire les principaux écrans et les rôles des utilisateurs.
• Définir des critères de réussite.
• Présenter et discuter les choix retenus.

Jour 2 — Concevoir un prototype avec l’intelligence artificielle (6 heures)

Découvrir le prototypage assisté par IA

• Comprendre les principes de conception d’un prototype.
• Apprendre à rédiger des instructions structurées.
• Décomposer les fonctionnalités.
• Vérifier les propositions générées par l’IA.

Construire une première maquette

• Organiser les informations.
• Concevoir les parcours utilisateurs.
• Préparer des écrans de navigation et des formulaires.
• Assembler un premier prototype limité.

Identifier les risques et les limites

• Confidentialité et protection des données.
• Contrôle des accès.
• Fiabilité des résultats.
• Sécurité et propriété des livrables.
• Dépendance aux outils numériques utilisés.

Jour 3 — Tester, améliorer et préparer la suite (6 heures)

Définir les scénarios de tests

• Identifier les fonctionnalités à vérifier.
• Construire des jeux de données fictives.
• Définir les critères de réussite.

Tester et améliorer le prototype

• Réaliser des tests fonctionnels guidés.
• Identifier les erreurs et les incohérences.
• Ajuster les écrans et les instructions destinées à l’IA.

Formaliser les résultats

• Présenter les fonctionnalités réalisées.
• Identifier les limites et les points restant à traiter.
• Constituer un dossier de prototype.
• Préparer une feuille de route pour une éventuelle phase ultérieure.

Évaluation finale

• Démonstration commentée du prototype.
• Restitution individuelle.
• Évaluation des compétences acquises.

Méthodes pédagogiques

La formation associe :

• Démonstrations.
• Ateliers pratiques guidés.
• Travaux collaboratifs.
• Exercices individualisés.
• Études de cas fondées sur les besoins de gestion associative.
• Tests et restitutions.

Chaque participant manipule les outils numériques, formalise ses choix et participe aux travaux de conception.

Les exercices de prototypage sont réalisés à partir de données fictives.

Modalités d’évaluation

Avant la formation

Questionnaire de positionnement et identification d’un cas d’usage.

Pendant la formation

Observation des exercices, accompagnement et évaluations formatives.

En fin de formation

Démonstration commentée du prototype et évaluation des compétences portant sur l’analyse des besoins, les instructions IA, le prototypage, les tests et l’identification des risques.

Livrables pédagogiques

Au cours de la formation, les participants réalisent :

• Une cartographie simplifiée des besoins et des priorités de l’association.
• Un cahier des charges pédagogique initial.
• Des scénarios d’utilisation.
• Une maquette ou un prototype de démonstration, selon les possibilités des outils.
• Une grille de tests.
• Une synthèse des limites identifiées et une feuille de route pour la suite du projet.

Informations pratiques

Durée

18 heures, réparties sur 3 journées de 6 heures.

Modalités

Présentiel ou distanciel, en classe virtuelle animée en direct.

Lieu

Dans les locaux de la structure bénéficiaire, dans un lieu convenu avec ACADYMA ou à distance par visioconférence.

Moyens techniques

Un ordinateur par participant, une connexion Internet et des accès aux outils nécessaires au prototypage.

Accompagnement à distance

Démonstrations en direct, partage d’écran, exercices pratiques guidés, échanges avec le formateur et restitutions.

Suivi de l’assiduité

Émargements en présentiel ou justificatifs de participation en classe virtuelle.

Tarif

Sur devis.

Accessibilité

Les besoins d’aménagement liés à une situation de handicap sont étudiés avant l’entrée en formation.

Contact : accessibilite@acadyma.fr

Accessibilité et handicap